“運(yùn)行已結(jié)束。”3月15日，廣東電網(wǎng)公司東莞供電局財務(wù)共享服務(wù)中心工程核算專責(zé)梁曉華的電腦右下角彈出一條提醒消息。在梁曉華參加財務(wù)培訓(xùn)離座的1個小時里，RPA機(jī)器人快速高效地在財務(wù)系統(tǒng)推送了60張工程支付申請審批單。“以往，我們會計要手動關(guān)聯(lián)申請單據(jù)、再按權(quán)限傳遞給不同的審批負(fù)責(zé)人，現(xiàn)在都由機(jī)器人自動識別完成，節(jié)省了至少一半的時間，”梁曉華說。
為全面落實南方電網(wǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字電網(wǎng)建設(shè)工作要求，東莞供電局財務(wù)團(tuán)隊努力發(fā)揮“財智”，創(chuàng)新思維，多措并舉，逐步邁向了財務(wù)經(jīng)營的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
RPA機(jī)器人為“賬房先生”減負(fù)
“東莞供電局平均全年財務(wù)憑證量均在5萬份以上、預(yù)算數(shù)據(jù)約8萬項、資產(chǎn)價值卡片約90萬項、月度平均資金流水記錄約1.5萬條、在建工程項目約9,000項、往來明細(xì)約4,000項以及會計檔案約3.8萬本等。”東莞供電局財務(wù)共享服務(wù)中心總經(jīng)理助理徐捷表示，面對龐大的業(yè)務(wù)量，以往財務(wù)人員總是加班加點，把精力耗費(fèi)在這種機(jī)械式的操作上。
面對財務(wù)人員把太多精力與時間放在低賦值、高重復(fù)工作上的困境，東莞供電局財務(wù)團(tuán)隊全面梳理工作流程，挖掘業(yè)務(wù)需求，借助機(jī)器人流程自動化技術(shù)(RPA技術(shù))，逐步實現(xiàn)了財務(wù)工作智能化替代。“目前團(tuán)隊已經(jīng)成功開發(fā)了9個RPA機(jī)器人，分別應(yīng)用在財務(wù)預(yù)算管理、資產(chǎn)設(shè)備對賬、銀行回單打印等環(huán)節(jié)，效率直線提升。”徐捷說。
RPA機(jī)器人的誕生，讓財務(wù)工作模式發(fā)生變化，也提高了工作效率。在供電成本預(yù)算完成情況統(tǒng)計方面，以前財務(wù)人員的操作涉及多個步驟，全程需耗時2小時以上。“團(tuán)隊借助新引入的UiBot平臺，運(yùn)用RPA技術(shù)開發(fā)‘財務(wù)數(shù)據(jù)查詢’機(jī)器人，實現(xiàn)了從登錄系統(tǒng)到數(shù)據(jù)處理分發(fā)上傳全過程均無人化操作，全程耗時僅2分鐘，對比人工操作，效率足足提升了60倍。”該局財務(wù)部預(yù)算分部高級經(jīng)理盧鍵明說。
同樣的高效率也體現(xiàn)在團(tuán)隊開發(fā)其他機(jī)器人上。“出納選定回單日期，‘銀行回單打印’機(jī)器人按照預(yù)先設(shè)定的流程和鼠標(biāo)動作，把銀行回單逐一打印并無一遺漏，每月可節(jié)省19個小時的人工打印時間。”該局財務(wù)共享服務(wù)中心資金結(jié)算分部高級經(jīng)理周智文介紹。
另外，“工程款自動提單制證”機(jī)器人可在會計下班后、開會培訓(xùn)等離座的碎片時間，替代人工完成付款提單的所有步驟，全年可節(jié)省每人320個工時，減負(fù)率達(dá)15%。該機(jī)器人吸引了其他兄弟單位的財務(wù)人員咨詢與取經(jīng)。
機(jī)器助人的喜人效果引發(fā)了財務(wù)機(jī)器人雨后春筍般迸發(fā)，“自動推送電費(fèi)收入制證”“銀企自動對賬”“付款自動分單”“付款進(jìn)度跟蹤”“報表自動編制”等機(jī)器人在2020年相繼開發(fā)成功。“我下班了，機(jī)器人該上班了。”隨著各類機(jī)器人的誕生，財務(wù)人員的核算、對賬和統(tǒng)計工作壓力減少，這句話便成了該局財務(wù)團(tuán)隊的口頭禪。
據(jù)悉，東莞供電局財務(wù)團(tuán)隊計劃在2021年繼續(xù)開發(fā)建設(shè)智能化預(yù)算管理、資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控、在建工程預(yù)警、往來賬管理、稅務(wù)核算、資金管理和財務(wù)稽核等11個機(jī)器人項目，人機(jī)協(xié)同，讓財務(wù)人員從事更多高賦值、高效率的工作。
數(shù)據(jù)共享可視化讓“賬房先生”向“軍師參謀”轉(zhuǎn)變
為推動財務(wù)人員由“賬房先生”向“軍師參謀”的角色轉(zhuǎn)變，東莞供電局財務(wù)團(tuán)隊率先推行了工程管理的數(shù)據(jù)共享、可視化理念。“歷年來東莞供電局的工程投資大、項目數(shù)量多，項目建設(shè)進(jìn)度、資金支付進(jìn)度與結(jié)(決)算進(jìn)度等數(shù)據(jù)不易獲取。”該局財務(wù)部工程財務(wù)分部高級經(jīng)理尹沛霖介紹，為解決信息不透明不對稱的問題，2020年上半年，團(tuán)隊精心研發(fā)了主網(wǎng)工程大數(shù)據(jù)共享可視化駕駛艙、“三位一體”資本性全方位看板、工程項目付款時序看板與轉(zhuǎn)資成熟度看板。“一艙三看板”這四大“參謀”手段牢牢穩(wěn)住工程建設(shè)的質(zhì)量和效益。
據(jù)悉，駕駛艙的數(shù)據(jù)來源于2020年在建的32個主網(wǎng)基建項目，駕駛艙顯示了主網(wǎng)工程的健康指數(shù)以及5個關(guān)鍵指標(biāo)，將全局的主網(wǎng)工程關(guān)鍵指標(biāo)如“投資成本進(jìn)度”“資金使用情況”和“轉(zhuǎn)資完成情況”等以駕駛艙表盤的形式展示，既生動又便于使用者快速抓取信息。
如果說駕駛艙是一種宏觀整體的參謀工具，那么“三位一體”資本性全方位看板、工程項目付款時序看板與轉(zhuǎn)資成熟度看板便是為各工程部門量身定做的一對一服務(wù)。團(tuán)隊以業(yè)務(wù)需求出發(fā)，以柔性化生產(chǎn)方式加工財務(wù)數(shù)據(jù)制定了滿足不同需要的展示看板。
“‘三位一體’資本性全方位看板的初衷是‘只看一張表’，將每項工程的投資進(jìn)度、物資到貨、資金預(yù)算與轉(zhuǎn)資情況等糅合一體。”尹沛霖介紹，過去，財務(wù)人員每月都會接到今年我部門資本性預(yù)算下達(dá)了多少?這個項目已開支多少?項目投產(chǎn)了要什么時候做決算等諸如此類的問題，現(xiàn)在只通過發(fā)布全方位“一張表”，工程管理人員便定時掌握了以上信息，方便快捷。據(jù)悉，項目付款時序看板，它可“一鍵式”生成，利用機(jī)器人隨時、快捷匯集查看所有款項的付款進(jìn)度，解決了業(yè)務(wù)經(jīng)辦人難以獲悉支付計劃與進(jìn)度的難題，實現(xiàn)了資金支付的事先籌劃和統(tǒng)一調(diào)度功能。
截至今年2月，東莞供電局工程類業(yè)務(wù)月均掛賬單據(jù)有1283筆，數(shù)量多且涉及部門廣，相較以往財務(wù)人員通過電話或郵件一一溝通，相當(dāng)耗費(fèi)人力與時間，現(xiàn)今每月累計可節(jié)約溝通時間約為3個工作日;還有工程轉(zhuǎn)資成熟度看板，在工程投產(chǎn)前告知項目是否符合轉(zhuǎn)資條件，可轉(zhuǎn)資額有多少，從而加快項目投產(chǎn)轉(zhuǎn)資的進(jìn)度。“一艙三看板”數(shù)據(jù)發(fā)布以來，業(yè)財部門減少了大量的溝通成本，各自提升了工作效率。
工程數(shù)據(jù)的共享可視，推動了傳統(tǒng)的工程財務(wù)記賬類向強(qiáng)大的服務(wù)定制類轉(zhuǎn)型，督促了各部門及時發(fā)現(xiàn)問題，推動工程建設(shè)“健康指數(shù)”的穩(wěn)步提高。
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