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數(shù)據(jù)線上跑,讓供需雙方省時省力

國家電網(wǎng)報發(fā)布時間:2021-10-28 10:01:40  作者:曹美超 杜新宇

  “王威虎供應商代表,您好,貴公司的訂單已于2021年10月21日完成付款申請?!?0月21日,得力集團有限公司銷售經(jīng)理收到了一條微信消息。

  這條結(jié)算提醒消息是國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)自動發(fā)送的。這個系統(tǒng)于2020年7月上線,是該公司智慧供應鏈體系中供應商使用最多的服務系統(tǒng)。國網(wǎng)蒙東電力持續(xù)深化現(xiàn)代智慧供應鏈建設(shè)運營,以業(yè)務辦理、信息交互和業(yè)財融合“三個轉(zhuǎn)型”為抓手,不斷豐富網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)功能,推進“無接觸”線上服務應用,讓供需雙方省時省力。

  有專屬授權(quán)文件

  雙方業(yè)務線上辦

  9月18日,江蘇南京的供應商代表李默在自己的辦公室登錄網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng),完成了供應商信息注冊。系統(tǒng)自動生成一份線上年度授權(quán)文件。這份標注了業(yè)務類型的年度授權(quán)文件將與這家供應商的所有操作和信息綁定,成為供需雙方互信互利的重要支撐性文件。

  7月份,國網(wǎng)蒙東電力針對供應商授權(quán)工作需要線下頻繁確認、授權(quán)書調(diào)用過程煩瑣等常見問題,推出“保姆級”解決方案:由網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)自動讀取供應商基礎(chǔ)信息,針對性生成供應商專屬授權(quán)文件,同時利用電子簽章,實現(xiàn)線上簽章授權(quán)和鏈式信息互信。

  “以前業(yè)務授權(quán),每一項每一次都得線下蓋章。現(xiàn)在一年只用授權(quán)一次,簽訂合同也只需要在網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)用電子簽章授權(quán),從業(yè)務授權(quán)到簽訂合同都是足不出戶辦理,非常便捷?!崩钅f。

  網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)還具備線上發(fā)放電子版中標通知書、往來賬款對賬等功能,實現(xiàn)了物資采購過程中的招投標服務、合同簽約、合同結(jié)算、合同履約、信息咨詢等環(huán)節(jié)的“一站式”服務,推進業(yè)務辦理電子化轉(zhuǎn)型。

  截至9月底,網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)已經(jīng)簽署5.6萬余份電子合同,線上處理7.2萬余份合同履約業(yè)務單據(jù)。不僅如此,業(yè)務辦理電子化免去了非必要單據(jù)的線下簽署、郵寄、粘貼等工作流程,業(yè)務辦理整體效率提升15倍以上,同時每年可為供應商節(jié)約差旅成本超450萬元。

  業(yè)務信息實時更新

  供需雙方都能查

  9月20日,國網(wǎng)蒙東電力網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)內(nèi)嵌的快遞寄遞模塊發(fā)出一條信息:來自河南許昌的供應商發(fā)票已完成快遞配送。伴隨著這條消息彈出的還有與這家供應商合同關(guān)聯(lián)的詳細數(shù)據(jù)。

  在網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)設(shè)計之初,國網(wǎng)蒙東電力把信息交互轉(zhuǎn)型作為功能設(shè)計的一個目標方向,拓展工作人員與供應商信息交互的渠道。該公司為該系統(tǒng)嵌入微信通知模塊,引導供應商在注冊過程中確認微信號信息,實現(xiàn)網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)、國網(wǎng)蒙東電力供應商服務公眾號以及供應商微信的多端跨平臺交互,在短信、電話、郵件的基礎(chǔ)上增加推送信息這一渠道。

  6月份,為了提升雙方業(yè)務辦理過程中的信息更新及時性和準確性,國網(wǎng)蒙東電力在網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)中增設(shè)寄遞模塊,精準匹配文件寄遞單號與合同編號,全過程線上實時跟蹤文件寄遞信息,并及時推送信息給合同雙方。該公司還在系統(tǒng)中嵌入了查詢服務模塊。用戶只需輸入供應商名稱、編號或具體的姓名,就可獲取和該供應商相關(guān)的基本信息、合同信息、文件寄遞、財務數(shù)據(jù)等情況。對供應商來說,這種方式可以更加便捷快速地獲取準確的業(yè)務信息。對國網(wǎng)蒙東電力來說,供應商業(yè)務信息接收更及時,中標服務費催交等工作也可以快速完成。

  “物資供需雙方‘無接觸、不見面’就能實時掌握物資各環(huán)節(jié)信息,省去了頻繁的信息核對和查詢操作,信息交互體驗更好?,F(xiàn)在,單個業(yè)務從開始辦理到業(yè)務辦結(jié),溝通時長基本都在30分鐘內(nèi)?!眹W(wǎng)蒙東電力供應商服務大廳專責董園園介紹。

  融合業(yè)務數(shù)據(jù)

  財務業(yè)務辦得更準更快

  “您已完成完成電子發(fā)票上傳,請等待系統(tǒng)核驗?!?月23日,浙江嘉興的供應商代表陳淵在網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)上傳電子發(fā)票。這次上傳之后,他的票據(jù)數(shù)據(jù)即可直接傳輸給業(yè)務相關(guān)的各個系統(tǒng)和平臺,他再也不用重復操作。

  “以往的供應商財務基礎(chǔ)信息基本靠業(yè)務人員通過電話和郵箱線下收集,不僅耗時耗力而且不夠規(guī)范,容易產(chǎn)生業(yè)財信息不對位的情況?!眹W(wǎng)蒙東電力物資部供應質(zhì)量處處長王民濤說。

  3月份,國網(wǎng)蒙東電力推進業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)融合,把ERP管理系統(tǒng)、財務管控系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng),并通過網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)整合原本分散的線下數(shù)據(jù),形成財務基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,匯集發(fā)票的開票信息、投標保證金退款賬戶以及電子匯票專屬賬號等財務信息。后期,工作人員辦理財務業(yè)務時,網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)可以精準抓取供應商的財務信息,配合查詢服務模塊中的業(yè)務信息,免去人工線下核對、統(tǒng)計信息的環(huán)節(jié)。

  在搭建供應商財務基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的同時,國網(wǎng)蒙東電力同步了解供應商的電子匯票支付意愿,積極推介發(fā)票上傳和線上校驗、業(yè)務線上審批、線上支付等功能。

  針對中小微企業(yè)供應商,網(wǎng)上供應商服務大廳系統(tǒng)還提供中小微企業(yè)資質(zhì)的線上授信認定和登記備案服務,依據(jù)供應商提交的企業(yè)規(guī)模信息自動生成中小微企業(yè)規(guī)模確認函,并通過電子簽章技術(shù)加蓋供應商公章。這樣一來,無需供應商線下確認信息、蓋章,相關(guān)款項可以直接通過銀行轉(zhuǎn)賬匯入中小微企業(yè)供應商賬戶。

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